店里的货一多，就会遇到这些问题：不知道某样东西还剩多少、月底对不上账、客户欠多少钱要翻聊天记录、换个人看店就乱。这时候就该上一个进销存了。小店常见的选择有三种，各有各的适用场景，没有哪一种一定最好。
一、继续用 Excel / WPS 表格
适合：商品不到一两百种、基本只有老板一个人记账、每天出入库不多。
- 优点：不花钱，上手零成本，想怎么记就怎么记。
- 缺点：库存要靠公式或手工加减，一行写错整张表都不对；几个人同时改容易覆盖；没有单据和流水，出了差错很难查是哪一步；打印送货单、算成本、做应收应付都要自己搭。
如果你已经开始用「入库表」「出库表」「库存汇总表」三张表互相引用，说明表格已经快撑不住了。
二、云端 SaaS 进销存
适合：有多家门店或经常在外面用手机开单、不想管任何设备、能接受每年付订阅费。
- 优点：注册就能用，手机、电脑哪里都能打开，厂商负责维护和升级，功能通常比较全，还常和收银、线上商城打通。
- 缺点：大多按年、按账号数收费，用得越久花得越多；数据存在别人的服务器上，导出往往受限，不续费就用不了；断网或者服务商出问题时没法开单。
三、装在自己设备上的进销存
适合：店里或办公室有一台常开的设备（NAS 或电脑）、主要在店内局域网使用、在意数据放在自己手里、不想每年付费。
- 优点：一次装好长期用；数据就在自己的硬盘里，断网也能开单；局域网里速度快，多人同时用不卡。
- 缺点：要有一台常开的设备；在外面用需要自己配置远程访问；设备坏了要靠备份恢复，所以一定要把备份做好。
以前这类软件往往要买授权、找人上门安装。现在有了 NAS 和 Docker，自己装也就几分钟的事。
四、怎么判断
| 你的情况 | 建议 |
|---|---|
| 商品很少、只有自己记 | Excel 先用着 |
| 多门店、主要在外面用手机 | 云端 SaaS |
| 主要在店里用、有 NAS 或常开电脑、想省订阅费 | 自己部署 |
| 对数据隐私要求高（不想把进货价、客户放到第三方） | 自己部署 |
不管选哪种，先看三件事：能不能扫码录入（手工敲商品是最容易出错的地方）、能不能打印你们习惯的单据（针式打印机的二等分纸很常见）、数据能不能完整导出（以后想换软件不被绑死）。
五、一个免费的自部署选择：x.erp
如果你倾向自己部署，可以试试 x.erp，这是我做的一个开源免费的进销存：
- 能装在飞牛 NAS、群晖 / 威联通等 NAS 的 Docker，或一台 Windows 电脑上，局域网里电脑和手机浏览器都能用。
- 商品和多仓库库存、扫码出入库、销售采购退货、收付款、资金账户、往来对账、经营报表都有；支持多单位、批次保质期、序列号。
- 单据可以打 A4、针式二等分、A5，打印模板可以自己改；数据能导出 Excel 和完整备份，每天自动备份一份。
- 全部功能免费，没有账号数限制，源码公开（AGPL-3.0）。
不用安装，先到 在线演示 试一试（账号 admin，密码 admin123）。觉得合适再看 入门教程 或 Docker 安装教程。